ลักษณะของบัญชีเงินสด

ลักษณะของบัญชีเงินสด บัญชีเงินสดนั้นสามารถจัดทำได้หลายลักษณะ ซึ่งแต่ละลักษณะนั้นแล้วแต่ผู้จัดทำจะสะดวกในการตรวจสอบ หรือตรวจดูข้อมูลเกี่ยวกับรายรับและรายจ่าย แต่จะเป็นลักษณะใดก็ตามจะต้องประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับชื่อเจ้าของบัญชีเงินสด วัน เดือน ปี ในการจัดทำบัญชีรายการรับเงินและรายการจ่ายเงิน

งานบันทึกบัญชีเงินสด

บัญชีเงินสด หมายถึง บัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละวัน ซึ่งบัญชีเงินสดสามารถทำได้ทั้งที่เป็นรายบุคคลและส่วนรวม การทำบัญชีเงินสดทำให้ทราบว่ารายได้และรายจ่ายที่แท้จริงว่าเป็นอย่างไร ทำให้ทราบฐานะทางการเงินว่ารายได้และรายจ่ายเป็นอย่างไร ถ้าจะปรับปรุงรายรับและรายจ่ายจะปรับปรุงส่วนใด และสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้

บทบาทของนักบัญชี

ในอดีตบทบาทนักบัญชี
1. คือ "ผู้ตาม" กล่าวคือ ผู้นำเอกสารมาลงบัญชี และจัดทำงบเพื่อจัดส่งหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง ตามความต้องการของนายจ้าง
2. คือ "ผู้ไม่มีความคิดสร้างสรรค์" กล่าวคือ ผู้ไม่รู้จักการเสนอแนะวางแผนการจัดทำบัญชี เพื่อเสียภาษี โดยใช้ข้อมูลทางบัญชี มาจัดทำ จะยึดทำตัวเลขตามคำสั่งหรือความต้องการของนายจ้างเป็นหลัก
3. คือ "ผู้ไม่รอบรู้จริงในหน้าที่การงาน" กล่าวคือ เป็นผู้ที่รู้แต่ตำรา แต่ถามว่าในทางปฏิบัติ ถ้าต้องทำงานความรู้ในเรื่องภาษีอากร การกรอกแบบ การจัดเรียงเอกสาร การแก้ไขปัญหา เช่นต้อง เปิดใบกำกับ และมีของแถมต้องจะต้องออกบิลอย่างไร เป็นต้น โดยเฉพาะผู้ที่เพิ่งจบการศึกษา
4. คือ "ผู้ที่คนรอบข้างไม่ให้ความสำคัญ" กล่าวคือ เป็นผู้ที่รู้รายละเอียดจากเอกสาร เมื่อฝ่ายต่างๆ ได้ดำเนินการไปแล้ว และคอยตามแก้ปัญหาในเรื่องเอกสาร และไม่ค่อยได้รับความร่วมมือจากฝ่ายใดๆ เมื่อขอให้ร่วมมือ
5. คือ "ผู้ที่แก่ง่ายแต่ตายยาก" กล่าวคือ บริษัทจะกำไร หรือขาดทุน ก็ต้องมีนักบัญชี แม้จะมีการปลดพนักงาน ฝ่ายใด แต่นักบัญชีจะเป็นตัวเลือกสุดท้ายที่จะปลด เนื่องจาก เป็นวิชาชีพที่กฏหมายบังคับให้บริษัทต้องมี อีกทั้งในการทำงานจะเจอแต่ตัวเลขและเอกสาร จึงอาจทำให้แก่ก่อนวัยอันควรเนื่องจากความเครียด

ทีนี้เรามาดูความต้องการของผู้บริหารกับนักบัญชี
1. บทบาทของนักบัญชีในสายตาของผู้บริหารองค์กร
1.1 ศูนย์ข้อมูล - ข้อมูลทุกอย่างที่จะใช้ในการตัดสินใจ - ข้อมูลถูกต้องแม่นยำ - ข้อมูลถูกต้องตามเวลาที่ต้องการ
1.2 ให้คำปรึกษา - นโยบายด้านการขายและการบริการ - นโยบายด้านบริหารงานบุคคล - นโยบายด้านบัญชี - การเงิน - นโยบายด้านภาษีอากร - นโยบายด้านบริหารสินทรัพย์ - นโยบายด้านการลงทุน
1.3 ดูแลการหมุนเวียนเข้าออกของเงินสด ( Cash Flow ) - การดูแลให้มีประสิทธิภาพในการเก็บหนี้สูงสุด - การควบคุมการใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณ - การดูแลให้มีการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือที่คล่องตัว - การดูแลให้โครงการลงทุนเป็นไปอย่างเหมาะสม - การดูแลจัดหาแหล่งเงินทุนเมื่อต้องการ
1.4 หน่วยสนับสนุนและส่งเสริมการเจริญเติบโตขององค์กร - ไม่รั้งรอที่จะลงทุนเมื่อมีโอกาสดี - การกำหนดผลตอบแทนการทำงานต้องจูงใจ
1.5 การให้ข้อมูลด้านเศรษฐกิจเพื่อใช้ในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
1.6 กำกับดูแลให้ธุรกรรมขององค์กร ให้มีธรรมาภิบาล
1.7 เป็นตัวจักรสำคัญในการซื้อขาย / ควบกิจการ - วิเคราะห์โครงการ - นำเสนอโครงการ - ทำ Due Diligence ( การเข้าใปตรวจสอบและประเมินมูลค่าสินทรัพย์ ) - ทำ Integration ( เป็นขั้นตอนหนึ่งในการควบรวมกิจการระยะเริ่มแรก )
1.8 จัดรวบรวมข้อมูลอ้างอิงเพื่อใช้ในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ผู้บริหารต้องการข้อมูลอะไรจากนักบัญชีในการบริหารงาน
2.1 ข้อมูลทางการเงิน งบการเงิน - งบดุล - งบกำไรขาดทุน - งบกระแสเงินสด
2.2 ข้อมูลวิเคราะห์เปรียบเทียบ - อัตราส่วนทางการเงิน - วิเคราะห์ยอดขาย - วิเคราะห์กำไรขั้นต้น - รายงานเปรียบเทียบกับงบประมาณ
2.3 ข้อมูลทางเศรษฐกิจ
2.4 ประมาณการกระแสเงินสด
2.5 ข้อมูลของคู่แข่งทางการค้า
3. นักบัญชีจะช่วยผู้บริหารได้อย่างไร
3.1 ให้การสนับสนุนในเชิงตัวเลขแก่ฝ่ายบริหารและฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
3.2 จัดทำงบประมาณและติดตามควบคุมการใช้งบประมาณ
3.3 กำหนดกฏเกณฑ์และระเบียบวิธีปฏิบัติขององค์กร
3.4 กำกับดูแลให้กิจกรรมต่างๆ ขององค์กรอยู่ในกฏเกณฑ์และดำเนินการตามนโยบายที่วางไว้
3.5 จัดระบบขององค์กรให้มีการตรวจสอบได้ง่าย